이윤선 한국고용정보원직업연구센터 전임연구원

우리나라는 지난해 성황리에 마친 세계 여수박람회를 비롯해 앞으로 인천아시안게임(2014), 평창동계올림픽(2018) 등 국제 행사를 앞두고 있다. 또 각종 국제회의나 컨벤션, 엑스포, 전시회 등의 행사가 꾸준히 개최되고 있다. 국내에서도 문화행사, 지역축제 등이 많이 열리면서 이를 기획하고 진행하는 행사기획자의 역할이 중요해지고 있다.

행사기획자는 △전시회나 박람회를 기획하는 '전시기획자' △콘퍼런스, 포럼 등의 국제회의를 기획하는 '국제회의기획자' △문화행사나 개막식 혹은 이벤트 등을 기획하는 '이벤트기획자'로 구분하기도 한다. 보통 행사는 기획→사전준비→마케팅→행사진행·운영→사후관리 과정을 거치게 된다. 먼저, 행사의 주제를 선정하고 참가 가능한 기관 및 관람객 조사, 국내·외 시장조사, 규모 및 장소 선정, 필요 예산안 등을 작성한다. 기획안이 마련되면 의뢰자에게 프레젠테이션하고, 기획자로 선정되면 본격적인 행사준비와 마케팅 업무를 수행한다. 홍보자료를 만들고 행사장의 무대, 조명, 음향 등의 설치와 행사 콘셉트에 적합한 진행자 및 관련 업체를 섭외한다. 또, 리허설을 통해 행사의 미비한 사항들을 점검하고 행사 당일에는 진행요원을 적재적소에 배치하는 등 행사과정을 총감독한다. 행사 완료 후 평가를 거쳐 개선방안을 마련하는 등 다음 행사를 준비하면 전 과정이 마무리된다.

하나의 행사를 기획하고 운영하려면 짧게는 3개월에서 길게는 1년 정도가 소요된다. 기획 단계에서는 주로 사무실에서, 본격적으로 행사준비가 시작되면 현장에서 일하는 경우가 많다. 모든 일정은 행사일정에 맞춰지기 때문에 정해진 출퇴근 시간이 없고, 주말에도 일하는 등 불규칙한 편이다.

행사기획자가 되기 위해서는 전문대학 이상의 학력이 필요하다. 관련 학과로는 광고이벤트학과, 컨벤션이벤트학과, 이벤트기획학과, 이벤트연출과, 마케팅관리과 등이 있다. 행사기획에 대한 젊은이들의 선호가 높아 취업 경쟁이 치열한 편이다. 행사기획사, 광고대행사의 이벤트 부서나 이벤트 전문회사에 취업할 수 있는데, 대부분 수시로 채용하며 학력이나 자격요건보다 창의성, 독창성, 임기응변, 기획력 등 행사기획자로서의 자질과 지식을 측정하는 면접의 비중이 높다. 특히, 실무경력을 중시해 현장진행요원 활동 경험, 다양한 분야의 행사 기획·운영 경험 등을 높게 평가한다. 입사 후 처음부터 기획업무를 맡는 경우는 드물며 일정기간 소품담당, 섭외, 하도급업체 관리 등 보조 역할을 수행하다가 차츰 기획 업무를 맡는다.

행사기획자는 참관자나 의뢰자가 좋아할 만한 행사를 운영하기 위해서는 이들의 마음을 읽어내는 능력을 갖추어야 한다. 또, 체력적 소모가 많아 강인한 체력이 필수며, 업무 추진 중에 발생하는 문제를 원만하게 해결하기 위한 의사소통능력, 순발력도 요구된다.

지난해 우리나라의 국제회의 개최건수는 563건으로 세계 5위를 차지했다. 전시회나 박람회의 개최 건수도 지속적으로 증가하고 지역경제 활성화를 위한 지역축제 등도 늘고 있어 행사기획자의 수요는 늘어날 전망이다. 행사기획자가 되고자 한다면 우선 진행요원으로 참가해 경험을 쌓는 것이 큰 도움이 된다.