대부분의 직장인들에게 이메일 작성은 피할 수 없는 숙명일 텐데요. 최근 비즈니스 인사이더에 따르면 작가 샌드라 램은 크고 작은 기업의 최고경영자들과 한 인터뷰 내용을 토대로 쓴 자신의 저서 ‘직장에서 성공하기 위한 글쓰기(Writing Well for Business Success)’에서 ‘나쁜 이메일’의 유형을 분석했습니다. 기업의 최고경영진이 자신들이 받아보는 이메일 가운데 가장 불평을 많이 하는 유형 13가지로 소개된 것들은 아래와 같습니다.

1.형편없는 이메일 제목

이메일 내용만큼이나 이메일 제목에 많은 공을 들여야 한다는 것입니다. 최고경영진을 포함해 다들 요즘엔 엄청나게 많은 이메일을 받기 때문에, 제목이 허술한 이메일들은 어필할 수 없다는 것입니다. 특히 자신의 이메일이 왜 중요한지를 제목에 담지 못한다면, 아예 읽히지도 않을 수 있다는 것을 유념해야 한다고 저자는 강조합니다.

2. 참조기능(CC)의 잘못된 활용

‘참조(Cc)’나 ‘모두에게 답장(Reply all)’ 같은 버튼을 잘못 누르거나 부적절하게 사용하지 않도록 유의해야 합니다. 무심한 실수에 따른 ‘대형 사고’가 생기지 않게 하려면, 이메일 발송 버튼을 누르기 전 이 이메일이 누구에게 전달되는지 다시 한번 확인하라고 저자는 권하고 있습니다.

3. 회사의 이메일 정책 준수

간혹 회사에 이메일 발송 등에 관한 세부 지침이나 권고 사항이 있을 경우가 있는데요. 이를 꼭 지켜서 이메일이 회사의 지침에 어긋나지 않도록 해야 합니다.

4. '긴급함,' '즉시 답변 요망' 남발 금지

상황에 따라 보내고자 하는 이메일이 정말 중요하거나 회신이 급하다고 알리는 것이 필요할 수도 있습니다. 하지만 만약에 이런 상황이 아닌데도 '필독!' '중요함!' '빨리 회신해주세요!' 등을 남발하면 그 말에 대한 발송자의 신뢰도가 낮아질 수 밖에 없습니다. 정말 급할 때 즉각적인 회신을 받고 싶다면 평소 메일에서 이런 표현을 사용할 때 신중할 필요가 있다는 지적입니다.

5. 법적 문제를 일으킬 수 있는 이메일

상황에 따라서 이메일로 발신한 정보들이 법에 접촉될 수도 있는데요. 항상 법무팀에 모든 이메일을 검토받을 수 없으므로 이메일 작성 시 특별히 주의가 필요합니다. 따라서 확실하지 않은 사항에 대해선 이메일 대신 직접 만나 대화를 나누거나 전화 통화를 이용하는 것이 나을 수도 있다는 조언입니다.

6. 명확하지 않은 이메일

가끔 이메일을 쓰다 보면 내용이 한도 끝도 없이 길어질 때가 있는데요. 중구난방 여러 생각이 섞인 이메일은 상대방이 읽기가 힘듭니다. '전송하기'를 누르기 전 자신이 작성한 이메일을 최소 한 번이라도 읽고, 받는 이의 입장에서 필요하지 않은 정보는 없애는 게 좋겠습니다. 평소 이메일의 내용을 한 문장으로 요약하는 훈련을 하면 핵심만 짚어 이해가 쉬운 이메일을 쓸 수 있습니다.

7. 복잡한 문장

문장을 길게 만드는 오류를 피하라는 것인데요. 문장을 나누지 않고 너무 길게 쓰게 되면 이메일로 전달하려던 정보의 무게가 흩어지게 됩니다. 결국, 읽는 이가 본래 문장의 중요 점을 놓치게 될 수 있습니다. 만일 하고 싶은 얘기가 여러 개라면, 짧은 문장 여러 개로 나누어 쓰는 것이 좋습니다.

8. 어법이나 문법 오류

우리가 받는 많은 수의 이메일에 문법 오류가 있는 경우가 적지 않은데요. 그렇기에 문법 오류를 대수롭지 않게 여기기도 합니다. 하지만 상사, 임원, 그리고 고객이 중심이 되는 직장생활에서 이메일의 중요성은 나날이 높아지고 있습니다. 이메일 내의 별 것 아닌 것처럼 보이는 것들이 발송자에 대한 인상을 좌우할 수도 있다는 것이지요. 그렇기에 이메일 발송 전에는 항상 본문에 문법 실수가 없나 꼼꼼히 확인할 필요가 있습니다.

9. 이메일의 특수성

상대방과 얼굴을 맞대고 하는 대화나 전화 통화에서 사용하는 말투를 이메일에서 그대로 쓰면 문제가 될 수 있다는데요. 이메일의 특성상 상대방과 직접 얼굴을 마주 보고 대화를 나누지 않기 때문입니다. 따라서 혹여라도 빈정대는 말투를 쓰지 않도록 조심하고, 되도록 평소보다 더 예의 바르고 친절한 말투를 사용해 오해 사는 일이 없도록 해야 합니다. 유머도 생각해서 적절히 사용해야 합니다.

10. 무례한 인사말

이메일은 항상 예의 바른 인사말로 시작되어야 좋다고 하는데요. 예의는 물론 읽는 이에 맞게 올바른 존칭, 직함 등을 맞춰 써야 합니다. 예의 바르고 기분 좋은 인사말을 이메일에 써서 적어도 상대방에게 기본적인 예의가 없다고 꼬투리 잡는 일이 없도록 해야 합니다. 아무런 인사말도 안 쓰는 일은 절대 금물입니다.

11. 아무런 쓸데없는 이메일

모든 이메일에는 항상 내용이 작성된 이유와 그 정보가 상대방에게 전달돼야 하는 이유, 즉 읽어야 하는 가치가 있어야 합니다. 그러므로 굳이 작성하고 있는 이메일을 보낼 필요가 있는지 따져 보는 것이 중요합니다.

12. 폭탄 이메일 전송

어떤 사람들은 자신이 작성하는 이메일의 수가 많아지면 자신이 업무를 잘하고 있다는 착각을 한다고 하는데요. 사실 이메일에 너무 많은 시간을 할애하면서 실제로 업무는 매끄럽게 처리하지 못하는 사람들도 있습니다. 이메일을 많이 써 승진하거나 보너스를 받는 일은 아마도 없을 테니, 이런 경우라면 이메일보다는 본연의 업무에 집중하는 것이 좋겠습니다.

13. 이메일이 최선의 방법인가

마지막은 사람들이 간과하는 점인데요. 그것은 바로 이메일 말고도 대면 보고, 화상 미팅, 문자 메시지, 팩스 등 얼마든지 다양한 종류의 의사 전달 방법이 있다는 것입니다. 물론 이메일이 정보를 전달할 때 편리한 것은 맞지만, 항상 이메일이 가장 제일 나은 방법인지 고민하는 습관이 필요합니다.